Les incontournables de la demande de subvention FSE

Le dépôt d’une demande de subvention s’effectue sur la plateforme Ma Démarche FSE. Lors de votre première connexion, vous aurez à saisir les éléments pour vous créer un compte « porteur de projet » nécessaire pour débuter l’écriture de la demande de subvention (Nom, Prénom du responsable de projet, contacts, n°SIRET, etc.).

La saisie de la demande de subvention peut paraître longue et fastidieuse ! N’hésitez pas à effectuer ce travail de dépôt quelques temps avant l’approche de la date limite de dépôt. Vous serez en plus en mesure de poser des questions au service instructeur (liste des contacts sur le site europeidf.fr ou sur www.idf.direccte.gouv.fr) sur les éléments liés à la saisie ou sur la définition de votre projet, sans se soucier du terme de l’appel à projets… De plus, la plateforme de dépôt des demandes peut rencontrer des mises à jour nécessitant l’interruption de votre saisie. Pensez-y !

Préparez l’ensemble des pièces à joindre obligatoirement lors du dépôt de la demande avant de commencer la saisie : l’attestation d’engagement signée, cachetée et datée, un document attestant la capacité du représentant légal, un RIB, une présentation de la structure, etc. L’ensemble de la liste est indiquée sur la plateforme de dépôt de la demande Ma Démarche FSE, onglet « validation », onglet « pièces à joindre ». Ces pièces sont indispensables pour déclarer votre demande administrativement recevable.

Si vous avez des doutes sur l’éligibilité de votre projet au regard des objectifs spécifiques précisés dans les appels à projet, n’hésitez pas à prendre contact avec le service gestionnaire. Cela peut vous éviter de déposer un projet auprès du « mauvais » financeur. Pour information, l’enveloppe FSE francilienne est repartie auprès de trois types de financeurs :

• la Direccte d’Ile-de-France,
• la Région Ile-de-France en sa qualité d’autorité de gestion régionale sur une partie du FSE,
• les organismes intermédiaires des Conseils départementaux / PLIE par délégation de gestion de la Direccte.

Une demande de financement structurée est plus simple à la compréhension pour le service instructeur : n’hésitez pas à utiliser les fiches actions à votre disposition pour définir votre projet. Il s’agira bien d’un seul projet mais divisé en plusieurs fiches selon les activités / formations / publics visés.

Lors de l’écriture du projet, pensez à indiquer des objectifs clairs, intelligibles, mesurables : la réalisation (totale ou partielle) de vos objectifs devra être décrite lors du dépôt du bilan d’exécution, justifiée à l’aide de tout type de livrable.

Les critères de sélection publiés avec les orientations ou appels à projets définissent précisément les éléments attendus par le service instructeur pour l’étude des demandes de subvention. N’hésitez pas à les lire afin d’éviter les erreurs de cadrage et de formulation de votre projet dans votre demande. Par exemple : éviter de valoriser les salariés avec quote-part d’activité FSE inférieure à 10% du temps total de travail (annuel), éviter de valoriser des salariés "direction / fonctions « supports » " sans lien direct avec la mise en œuvre opérationnelle de l’opération, etc.

Les principes horizontaux du projet sont vérifiés avec attention par le service instructeur et sont au nombre de trois dans la demande de subvention :

• égalité des chances,
• égalité femme / homme,
• développement durable.
  N’hésitez pas à définir avec précision en quoi votre projet respecte l’un ou plusieurs de ces principes (au moins un principe à respecter). De plus, des objectifs à atteindre crées spécifiquement pour ces principes horizontaux sont les bienvenus (par exemple : s’agissant du principe égalité femme / homme, nombre d’ateliers à destination d’un public féminin mis en place afin de présenter des métiers traditionnellement occupés par des hommes. Evitez accessoirement de confondre « principe déployé dans le projet » et « principe respecté de manière transversale ». Evitez également les exemples « recyclage des toners d’imprimantes » ou « arrêt de l’impression des mails » lorsque vous saisissez le principe « développement durable ».

Les dépenses valorisées dans votre plan de financement doivent uniquement servir à la mise en œuvre (totale ou partielle) de votre action. Dans le cas d’une affectation partielle, vous aurez à préciser la méthode de calcul vous permettant de définir la partie liée à la mise en œuvre du projet.

N’oubliez pas d’indiquer l’ensemble des cofinancements intervenant dans la mise en œuvre de votre projet, ils permettent de sécuriser et d’équilibrer le plan de financement (si possible avec les lettres d’intention ou les conventions à indiquer en PJ de votre plan de financement).

Votre plan de financement doit obligatoirement être équilibré en dépenses et en ressources. Si les ressources que vous avez saisies ne suffisent pas à équilibrer le plan, FSE compris, l’autofinancement servira de variable d’ajustement.

Assurez-vous que votre demande de financement concerne le financement d’un projet spécifiquement établi à destination des jeunes « NEET » (ni en éducation, ni en formation, ni en emploi) de la Seine-Saint-Denis, âgés de 16 à 25 ans, et non le financement du fonctionnement de votre structure.

Lors de l’instruction de votre dossier, la capacité financière de votre structure fait l’objet d’une attention particulière. En effet, bénéficier d’un taux de cofinancement de 92% suppose que votre structure soit en mesure d’engager les dépenses liées à l’opération, dans l’attente de leur remboursement par l’aide FSE-IEJ. Notez par ailleurs que les projets déposés doivent représenter un coût total éligible minimum de 200 000€.

Les actions relatives au repérage des jeunes ne sont pas éligibles à l’appel à projets de la Direccte d’Ile-de-France. Ces actions de repérage sont éligibles à l’IEJ géré par la Région Ile-de-France.